Aviso de privacidad

1. Quién trata tus datos

Fernando Hernandez Marquez, en Guadalajara, Jalisco, México, con domicilio en Dr. Miguel Gutiérrez 1212, Conjunto Laureles, C.P. 45158, Zapopan, Jalisco, México, y correo de privacidad soporte@expandasoftware.com, informa cómo se tratan los datos personales al utilizar Expanda en celular y tableta y los servicios conectados a ella.

Sitio público de este aviso: https://expandasoftware.com/.

Cuando utilizas Expanda por cuenta de un negocio, ese negocio puede determinar los fines del tratamiento de los datos de sus empleados, clientes y proveedores. En esas operaciones, el proveedor de Expanda puede actuar por cuenta del negocio. Para los tratamientos que decide directamente, como administrar su relación de servicio, atender soporte o proteger su plataforma, puede actuar como responsable.

Fernando Hernandez Marquez administra las cuentas de Expanda. Para los datos personales que Expanda recaba directamente para sus propias finalidades, Fernando Hernandez Marquez actúa como responsable. Cuando Expanda trata datos personales que un negocio incorpora a la plataforma para sus propias finalidades, el negocio actúa como responsable y Expanda como encargado, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos que el negocio acepta junto con los Términos y Condiciones de Uso de Expanda.

2. Datos que se utilizan

Los datos dependen de los módulos contratados, los permisos de tu cuenta y las funciones que utilices:

• Cuenta y acceso: identificador de usuario, nombre y demás datos de perfil suministrados, empresa y sucursal asociadas, rol, permisos, credenciales de acceso y elementos de sesión.

• Clientes, proveedores y contactos comerciales: nombres, códigos, teléfonos, correos, domicilios, RFC y datos fiscales o de contacto que se capturen en los formularios habilitados.

• Operaciones comerciales: productos, precios, existencias, cotizaciones, ventas, compras, recepciones, entregas, devoluciones, facturas, referencias de pago, importes, saldos y movimientos vinculados con las personas que intervienen. Los datos de una empresa también pueden contener información personal.

• Contenido que decides aportar: notas, consultas al asistente, mensajes de la conversación, imágenes, fotografías y documentos seleccionados para las funciones disponibles; también comentarios o reportes de una respuesta incorrecta.

• Ubicación: coordenadas y precisión comunicadas por el dispositivo cuando autorizas y utilizas una función de búsqueda cercana. También pueden utilizarse direcciones del negocio o direcciones que indiques para una búsqueda.

• Dispositivo y operación del servicio: token para notificaciones, plataforma del dispositivo y registros técnicos o de consumo necesarios para operar las funciones habilitadas. En el servidor se registran: para las sesiones, un hash del token de renovación (no el token), su caducidad, su revocación y el dispositivo; para las notificaciones, el token del dispositivo, la plataforma y las fechas de alta y de último uso; y para el asistente, un registro de consumo (usuario, día, modelo, unidades consumidas, costo, número de consultas encadenadas y nombres de las herramientas utilizadas) que no incluye el texto de las conversaciones. La aplicación no registra direcciones IP; el servidor web que recibe las conexiones registra en su bitácora de acceso la dirección IP, la fecha, la ruta solicitada, el resultado y el navegador, y conserva estos registros durante 14 días, tras los cuales se eliminan automáticamente. En la configuración actual, Expanda no utiliza herramientas de analítica o medición de uso, servicios de reporte automático de errores ni rastreadores.

El registro de una forma de pago no significa necesariamente que Expanda reciba el número completo de tarjeta o el código de seguridad. En la configuración actual, Expanda no utiliza pasarelas de pago; la información de pago que se trata corresponde a las formas de pago, referencias e importes que el negocio registra en sus operaciones.

No se requiere proporcionar datos de salud, creencias u otra información sensible ajena a la operación comercial para utilizar las funciones revisadas. Los archivos y textos libres pueden contenerlos: evita adjuntarlos si no son necesarios y no cuentas con autorización suficiente. Esto no elimina las obligaciones del responsable cuando efectivamente los recibe.

3. Para qué se utilizan

Los datos se utilizan, según la función solicitada, para:

1. Identificar la cuenta, gestionar su sesión y aplicar los permisos de la empresa.

2. Registrar, consultar y administrar las operaciones del negocio y sus documentos comerciales o fiscales.

3. Mantener capturas locales y sincronizar las operaciones de los módulos que permiten trabajo sin conexión.

4. Generar documentos, catálogos PDF y enlaces de consulta que solicites compartir.

5. Atender consultas al asistente, incluida la revisión automática diaria cuando la autorizas, interpretar los archivos que le envíes y ejecutar las herramientas habilitadas para tu cuenta.

6. Buscar ubicaciones y negocios cercanos cuando utilices esa función.

7. Enviar notificaciones operativas autorizadas y atender solicitudes de soporte o reportes.

8. Administrar el servicio, prevenir usos no autorizados y cumplir las obligaciones legales aplicables.

Finalidades adicionales: en la configuración actual, Expanda no utiliza datos personales para publicidad conductual, redes publicitarias, analítica o medición de uso, rastreadores ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. El uso de datos para promociones directas no está definido en esta versión; si llega a implementarse, se documentará previamente y se recabará el consentimiento o se ofrecerá el mecanismo de negativa que corresponda antes de iniciarlo.

La autorización de un permiso del dispositivo no sustituye los consentimientos que legalmente correspondan para otros tratamientos. La política tampoco convierte el uso general de la app en una autorización indiscriminada para compartir información con terceros.

4. Cámara, archivos, ubicación, biometría y avisos

• Cámara: permite leer códigos de barras o QR y capturar una fotografía cuando decides adjuntarla. El uso depende de la función y del permiso del sistema.

• Fotos y documentos: se utilizan los archivos que eliges para adjuntar, por ejemplo al asistente. Su contenido se envía cuando realizas la consulta correspondiente; no debe interpretarse como un procesamiento exclusivamente local.

• Ubicación: se solicita sólo en primer plano, al usar la búsqueda de negocios cercanos; no hay seguimiento en segundo plano. Puedes denegar o revocar el permiso; la búsqueda basada en tu ubicación puede quedar limitada.

• Face ID, Touch ID u otra biometría compatible: la comprobación la realiza el sistema operativo. La implementación revisada recibe el resultado de autenticación, no tu plantilla facial ni tu huella. Si activas el acceso biométrico, se guardan localmente datos de acceso mediante el almacenamiento seguro del dispositivo. Desactivar esta opción no equivale a eliminar la cuenta del servidor.

• Notificaciones: si las autorizas, se registra un token del dispositivo asociado a tu cuenta para entregar avisos. Puedes desactivarlas desde las opciones disponibles de Expanda o del sistema operativo.

5. Asistente de inteligencia artificial

Cuando utilizas el asistente, se envía a Anthropic: tu pregunta; hasta cuatro turnos anteriores de la conversación, sólo en texto; el nombre de la pantalla desde la que preguntas (no su contenido); los archivos o fotos que decidas adjuntar, que se envían una sola vez; los resultados de las consultas que el asistente necesite hacer para responder, como ventas, existencias, saldos, clientes o cobranza, siempre limitados a lo que tu usuario tiene permiso de ver; y las instrucciones del sistema con la lista de herramientas disponibles. El asistente también realiza una revisión automática diaria, que es la única función que consulta sin que escribas una pregunta. No envíes documentos personales o de terceros innecesarios.

El backend de Expanda utiliza la API de Anthropic para este procesamiento. El servicio lo presta Anthropic, PBC, con sede en Estados Unidos, conforme a sus Términos Comerciales y a su Anexo de Tratamiento de Datos, tratando la información por cuenta de Expanda. Conforme a dichas condiciones, Anthropic no utiliza el contenido enviado para entrenar sus modelos y elimina las consultas y respuestas en un plazo máximo de 30 días, salvo que sus sistemas de seguridad detecten una posible infracción a sus políticas de uso, en cuyo caso puede conservarlas hasta 2 años, o cuando lo exija la ley. Las instrucciones del sistema se conservan temporalmente en la memoria caché de Anthropic durante unos minutos para agilizar las respuestas. Como Expanda no fija una región de procesamiento, la información puede procesarse en cualquiera de las regiones donde Anthropic opera su infraestructura.

Expanda no guarda las conversaciones con el asistente ni los archivos que le adjuntas: se transmiten para responder tu consulta y se descartan al terminar. Sólo cuando reportas que una respuesta es incorrecta se guardan en el servidor tu pregunta completa y los primeros 700 caracteres de la respuesta, junto con las herramientas utilizadas y tu comentario, asociados a tu usuario, para investigar el problema; estos reportes se conservan 6 meses. El registro de consumo del asistente no incluye el texto de las preguntas ni de las respuestas y se conserva 12 meses.

Antes del primer envío al asistente, la app de celular y tableta te muestra qué información se comparte, con quién (Anthropic) y para qué, y requiere tu autorización expresa. La autorización se registra por usuario, no por dispositivo, y por versión del texto: si cambia lo que se comparte, se te volverá a pedir. Puedes retirarla en cualquier momento desde la pantalla «Más» de la app; sin ella no se envían consultas al asistente, incluida la revisión automática diaria.

6. Quién puede recibir información

Dentro de los límites del servicio, la información puede estar disponible para:

• Personal autorizado y usuarios del negocio, según sus roles y el contexto de la instalación.

• Amazon Web Services (AWS), para servidores, almacenamiento de archivos y respaldos. La base de datos opera en SQL Server sobre una instancia EC2 y los archivos del sistema y respaldos se almacenan en Amazon S3, todo en la región us-east-1 (Norte de Virginia, Estados Unidos). No se utilizan otros proveedores de infraestructura o soporte.

• Anthropic, para responder las consultas al asistente descritas en la sección 5, una vez que otorgas el permiso correspondiente en la app.

• Google, mediante Google Maps, para mostrar el mapa en iOS y Android, y Google Places, para buscar direcciones y negocios cercanos. Los datos de la búsqueda pueden incluir el texto que escribes, direcciones y coordenadas; al mostrar el mapa, Google también puede recibir información técnica del dispositivo, conforme a sus propias políticas.

• Expo y los servicios de notificación de Apple y Google, para entregar notificaciones. Expo recibe el token del dispositivo y el contenido de la notificación (título, cuerpo y datos asociados), que puede incluir información del negocio; según la plataforma, la notificación se entrega mediante Apple Push Notification service (APNs) en iOS o Firebase Cloud Messaging (FCM) en Android, por lo que ese contenido también pasa por Apple o Google.

• SW sapien, Proveedor Autorizado de Certificación, para el timbrado de CFDI cuando el negocio utiliza la función de facturación. Recibe la información de la factura, los datos fiscales necesarios para procesar el comprobante y la información técnica requerida para la operación del certificado del negocio. En la configuración actual no se utilizan pasarelas de pago ni servicios de envío de correo electrónico desde la plataforma.

• Personas o servicios que eliges como destinatarios al compartir un archivo o enlace. Un enlace público de catálogo puede ser consultado por quien lo posea; evita incluir información que no quieras divulgar. Para que los catálogos compartidos puedan mostrarse, las imágenes de productos y los logotipos de las empresas se almacenan con acceso público de lectura: cualquier persona que conozca la dirección de uno de esos archivos puede verlo, aunque no es posible listarlos ni modificarlos. No incluyas datos personales en esas imágenes.

• Autoridades, cuando proceda por una obligación o requerimiento legal válido.

Cuando Expanda trata datos por cuenta de un negocio, AWS, SW sapien, Expo (y, según la plataforma, APNs o FCM), Google (Maps y Places) y Anthropic intervienen como proveedores autorizados por el negocio para las funciones descritas, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos. Cuando una comunicación de datos constituya una transferencia en sentido legal, se observarán los requisitos previstos en la legislación aplicable. No se declara por defecto que todas las comunicaciones estén exentas de consentimiento. Expanda no vende datos personales.

7. Dónde se almacenan y cuánto tiempo

La app guarda en el dispositivo las credenciales de sesión, en el almacén seguro del sistema operativo, y, en el almacenamiento general de la app, una copia del catálogo para trabajar sin conexión (productos, precios, existencias y clientes, que incluye datos personales de los clientes del negocio), los datos de tu perfil y de la empresa, el token de notificaciones, la instalación elegida y tu decisión sobre el permiso del asistente. También conserva los movimientos que captures sin conexión hasta enviarlos; al cerrar sesión no se borran los que aún no se han enviado, para no perder operaciones ya registradas. La operación conectada se comunica con el servidor asociado a la empresa, cuya dirección se obtiene a partir de su código de instalación; por ello, Expanda no opera exclusivamente de forma local.

Servidores principales: AWS EC2, región us-east-1 (Norte de Virginia, Estados Unidos), administrados por el responsable. Respaldos: AWS. Los respaldos de base de datos y los archivos del sistema, incluyendo imágenes de productos, certificados fiscales y datos de empresas, se almacenan en Amazon S3 en la misma región us-east-1. Estos espacios de almacenamiento son comunes a todas las instalaciones y la información de cada empresa se separa mediante la ruta de sus archivos. Los respaldos y los certificados fiscales no tienen acceso público. Ciclo de conservación de respaldos: 30 días; transcurrido ese plazo, se eliminan automáticamente. En consecuencia, la información no se almacena en México: el servidor, la base de datos, los archivos y los respaldos residen en Estados Unidos, y algunos proveedores pueden procesarla en otros países (Expo, Apple —APNs— y Anthropic tienen su sede en Estados Unidos; Google —FCM, Google Maps y Google Places— tiene su sede en Estados Unidos y opera infraestructura en distintos países). AWS aloja esta información como proveedor que la trata por cuenta de Expanda. Cuando Expanda actúa como encargado, estas operaciones forman parte de la prestación del servicio y el negocio las autoriza en el Acuerdo de Tratamiento de Datos; cuando corresponda una transferencia en sentido legal, se observarán los requisitos previstos en la legislación aplicable.

Plazos y criterios de conservación:

Desinstalar la app o cerrar sesión no elimina automáticamente los documentos del servidor, las copias entregadas a terceros ni todos los registros que deban conservarse. La conservación por obligaciones legales debe limitarse a los datos y plazos realmente necesarios. Estos plazos no se aplican cuando exista una obligación legal, un requerimiento de autoridad o una solicitud en curso: en esos casos la información se conserva bloqueada hasta que concluya el asunto.

8. Seguridad

Se utilizan controles de autenticación, permisos y funciones de almacenamiento del dispositivo para operar el servicio. Expanda mantiene medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas acordes con la naturaleza de la información y los riesgos del tratamiento. El acceso interno y de proveedores se limita a las funciones autorizadas y está sujeto a obligaciones de confidencialidad. La información entre la app y el servidor viaja cifrada mediante HTTPS/TLS: la app no admite conexiones sin cifrar en iOS ni en Android, y la dirección del servidor de cada empresa debe usar HTTPS; todas las instalaciones actuales la cumplen. Las comunicaciones con los proveedores externos (AWS, SW sapien, Expo, Google y Anthropic) también se realizan mediante conexiones cifradas HTTPS, y los archivos y respaldos almacenados en Amazon S3 se cifran en reposo con AES-256. Las credenciales de sesión, incluidas las que habilitan el acceso con Face ID o huella, se guardan cifradas en el almacén seguro del sistema operativo (Llavero en iOS o Keystore en Android), configurado para no incluirse en las copias de seguridad del dispositivo ni ser legible con la pantalla bloqueada. Los incidentes se gestionan conforme al Procedimiento de Gestión de Incidentes de Expanda, que prevé su registro, contención, preservación de evidencia, análisis de alcance y riesgo, corrección y comunicación a los negocios o titulares afectados cuando proceda.

El resto de la información guardada en el dispositivo, incluida la copia del catálogo con datos de clientes, se conserva en el almacenamiento general de la app sin cifrado adicional por parte de la aplicación; protege tu dispositivo con código de bloqueo o biometría. Tampoco se promete seguridad absoluta. Los incidentes se atenderán y comunicarán conforme a las obligaciones aplicables y a los procedimientos confirmados del responsable, sin adoptar plazos contractuales de otro producto.

9. Tus solicitudes y controles

Puedes dirigir solicitudes de acceso, rectificación, cancelación, oposición, revocación del consentimiento y limitación de uso/divulgación, cuando correspondan, a soporte@expandasoftware.com.

Incluye el medio para responderte, la empresa o cuenta relacionada, una descripción clara de tu solicitud y la información necesaria para localizar los datos. Se verificará la identidad o representación de forma proporcional; no envíes contraseñas ni más documentos de los necesarios.

Cada solicitud se registra el día de su recepción con un número de folio y se confirma su recepción. La solicitud debe incluir el nombre de la persona titular, el medio para recibir la respuesta, los documentos o elementos que acrediten su identidad o representación, la descripción del derecho que desea ejercer y, cuando corresponda, de los datos involucrados, así como cualquier elemento que facilite su localización. Si faltan elementos indispensables, se te pedirá la aclaración correspondiente. La determinación se comunicará en un plazo máximo de 20 días contados desde la recepción de la solicitud y, si resulta procedente, se hará efectiva dentro de los 15 días siguientes; estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias del caso lo justifiquen. La respuesta se entregará por el medio que indiques en tu solicitud.

Cuando los datos sean administrados por tu negocio o empleador, se coordinará la atención con ese responsable según corresponda; esto no supone renunciar a tus derechos. Ciertos datos podrán conservarse por obligaciones aplicables o derechos de terceros, con explicación del alcance correspondiente.

Eliminación de cuenta: la app no permite crear cuentas; las cuentas de usuario las da de alta el negocio a través de ExpandaCentral. Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta al negocio que te la otorgó o a soporte@expandasoftware.com; se verificará tu identidad y el alcance de la solicitud, se coordinará con el negocio cuando éste sea el responsable, se eliminarán los datos que procedan y se explicará cualquier conservación obligatoria. Cerrar sesión o desactivar el acceso no equivale a eliminar la cuenta.

10. Personas menores de edad

Expanda está orientada a la gestión de negocios. Sus clientes son personas físicas con actividad empresarial o personas morales, y sus usuarios son las personas que cada negocio autoriza para acceder a la plataforma. Los usuarios deben ser mayores de 18 años. Si se detecta que una cuenta pertenece a una persona menor de edad, se suspenderá su acceso y se coordinará con el negocio correspondiente la eliminación de los datos que procedan.

11. Cambios y contacto

Las actualizaciones del aviso estarán disponibles en https://expandasoftware.com/ con su fecha de vigencia. Los cambios sustanciales se comunicarán mediante la plataforma, el sitio oficial de Expanda, correo electrónico o el medio de contacto disponible. Cuando un cambio implique una finalidad adicional o un tratamiento que requiera consentimiento o autorización específica, éstos se obtendrán antes de implementarlo.

Responsable: Fernando Hernandez Marquez. Correo: soporte@expandasoftware.com. Ubicación: Guadalajara, Jalisco, México. Domicilio: Dr. Miguel Gutiérrez 1212, Conjunto Laureles, C.P. 45158, Zapopan, Jalisco, México.